ماده۱۰۹ـ ناظران

۱ـ ناظران

۱ـ۱ شورای عملیات پستی می تواند به منظور حصول اطمینان از ارتباط کاری مؤثر با شورای راهبری، نمایندگانی را برای شرکت در جلسات شورای راهبری به عنوان ناظر تعیین کند.

۲ـ۱ کشورهای عضو اتحادیه که عضو شورای راهبری نیستند، به علاوه ناظران و ناظران موقتی اشاره شده در ماده ۱۰۵ می توانند در جلسات عمومی و نشستهای کارگروههای این شورا، بدون حق رأی، شرکت کنند.

۲ـ اصول

۱ـ۲ شورای راهبری می تواند به دلایل تدارکاتی، تعداد شرکت کنندگان هر ناظر و ناظر موقتی و همچنین حق نطق آنها در مذاکرات را محدود کند.

۲ـ۲ ناظران و ناظران موقتی، بنا به درخواست خود و منوط به حصول اطمینان از رعایت کارایی و اثربخشی کار آنها، مجاز به همکاری در مطالعات هستند. همچنین می توان از آنها در صورتی که تجربه یا تخصص  شان در زمینه مورد بحث محرز شده باشد، برای ریاست کارگروهها و تیم پروژه ها دعوت کرد. همکاری ناظران و ناظران موقتی هیچ هزینه اضافه ای برای اتحادیه در بر نخواهد داشت.

۳ـ۲ در شرایط استثنائی، ممکن است اعضای کارگروه مشورتی و ناظران موقتی از شرکت در یک جلسه یا بخشی از آن منع شده یا در صورتی که محرمانه  بودن موضوع جلسه یا اسناد مربوط اقتضا کند، حق دریافت مدارک توسط آنها می تواند محدود شود. این محدودیت ممکن است به صورت موردی توسط نهاد ذی ربط یا رئیس آن اتخاذ شود. در صورت ارتباط موضوع با شورای عملیات پستی، موضوعات موردی علاوه بر شورای راهبری، به شورای عملیات پستی نیز گزارش می شود. در صورت نیاز، شورای راهبری می تواند عندالاقتضاء، محدودیت ها را با مشورت شورای عملیات پستی مورد بازبینی قرار دهد.

ماده۱۱۰ـ بازپرداخت هزینه های سفر

۱ـ هزینه سفر نمایندگان هر یک از اعضای شورای راهبری که در جلسات این شورا شرکت می کنند، به عهده کشور عضو متبوع آنها است اما نمایندگان کشورهای عضوی که طبق فهرست تهیه شده توسط سازمان ملل متحد در رده کشورهای درحال توسعه و کمترتوسعه یافته طبقه بندی شده اند و در جلسات این شورا، به جز جلساتی که هنگام برگزاری کنگره تشکیل می شوند، شرکت می کنند، حق دریافت مبلغ یک بلیط درجه دو رفت و برگشت هواپیما یا یک بلیط درجه یک رفت و برگشت قطار یا مبلغ سفر با هر وسیله دیگر، به شرطی که مبلغ آن از بهای یک بلیط درجه دو رفت و برگشت هواپیما بیشتر نشود را دارند. همین اعتبار به هر یک از اعضای کارگروهها، گروههای کاری و سایر نهادهایی که خارج از کنگره و جلسات شورای راهبری تشکیل می شوند، در نظر گرفته می شود.

ماده۱۱۱ـ اطلاع رسانی فعالیت های شورای راهبری

۱ـ شورای راهبری پس از هر جلسه، کشورهای عضو، مجریان منتخب آنها، اتحادیه های محدود و اعضای کارگروه مشورتی را از فعالیت های خود با ارسال خلاصه ای از گزارش جلسات، قطعنامه ها و تصمیمات خود مطلع می سازد.

۲ـ شورای راهبری حداقل دو ماه قبل از افتتاح کنگره، گزارش جامعی از فعالیت های خود برای کنگره تهیه کرده و آن را برای کشورهای عضو، مجریان منتخب آنها و اعضای کارگروه مشورتی ارسال می کند.

بخش سوم ـ شورای عملیات پستی

ماده۱۱۲ـ و وظایف شورای عملیات پستی

۱ـ شورای عملیات پستی چهل عضو دارد که در فاصله بین دو کنگره انجام وظیفه می کنند.

۲ـ اعضای شورای عملیات پستی توسط کنگره و بر اساس یک تقسیم بندی جغرافیایی خاص انتخاب می شوند. برای کشورهای عضو در حال توسعه، بیست و چهار کرسی و برای کشورهای عضو توسعه یافته، شانزده کرسی در نظر گرفته می شود. حداقل یک سوم از اعضاء در هر کنگره جایگزین می شوند.

۳ـ هر یک از اعضای شورای عملیات پستی، نماینده خود که مسؤولیت ارائه سرویس های مندرج در احکام اتحادیه را دارد، تعیین می کند. اعضای شورای عملیات پستی در کار این شورا مشارکت فعال دارند.

۴ـ به اعضای شورای عملیات پستی حقوقی پرداخت نمی شود و هزینه های عملیاتی این شورا به عهده اتحادیه است.

ماده۱۱۳ـ وظایف شورای عملیات پستی

۱ـ وظایف شورای عملیات پستی عبارتند از:

۱ـ۱ هماهنگ سازی اقدامات عملی برای توسعه و بهبود خدمات پستی بین المللی.

۲ـ۱ انجام هر اقدام لازم برای حفظ و ارتقای کیفیت و مدرن سازی سرویس پستی بین المللی، منوط به تصویب شورای راهبری در چهارچوب صلاحیت آن.

۳ـ۱ تصمیم گیری درباره ارتباط با کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها به منظور انجام وظایف خود.

۴ـ۱ انجام اقدامات لازم برای مطالعه و انتقال تجارب و پیشرفت های فنی، عملیاتی، اقتصادی و آموزشی حرفه ای برخی کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها که مورد علاقه شبکه های پستی است.

۵ ـ۱ انجام اقدامات لازم با مشورت شورای راهبری در فضای همکاری فنی با کلیه کشورهای عضو اتحادیه و مجریان منتخب آنها و به ویژه با کشورهای نوظهور و درحال توسعه و مجریان منتخب آنها.

۶ ـ۱ بررسی سایر موضوعات ارائه شده به آن از طرف یک عضو شورای عملیات پستی، از طرف شورای راهبری یا از طرف کشورهای عضو یا مجریان منتخب آنها.

۷ـ۱ دریافت و بررسی گزارش ها و توصیه های کارگروه مشورتی و بررسی و اظهارنظر در مورد توصیه های کارگروه مشورتی پیرامون موضوعات مرتبط با شورای عملیات پستی برای ارائه به کنگره.

۸ ـ۱ تعیین اعضائی از شورای عملیات پستی که به عنوان عضو کارگروه مشورتی خدمت می کنند.

۹ـ۱ بررسی مهمترین مسائل عملیاتی، تجاری، فنی و اقتصادی و موضوعات همکاری فنی مورد نظر کلیه کشورهای عضو یا مجریان منتخب آنها از جمله مسائل با تبعات مالی عمده (هزینه ها، عوارض پایانه (پایانه(ترمینال))، هزینه های گذر (ترانزیت)، نرخهای حمل مرسولات هوایی، نرخهای امانات پستی و پست کردن پست نامه ها در خارج از کشور) و تهیه اطلاعات و ارائه نظرات و توصیه ها برای اقدام در مورد آنها.

۱۰ـ۱ ارائه اطلاعات به شورای راهبری برای تدوین پیش نویس راهبرد اتحادیه برای ارائه به کنگره؛

۱۱ـ۱ مطالعه مشکلات آموزشی فنی و حرفه ای مبتلابه کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها و نیز کشورهای جدید و درحال توسعه.

۱۲ـ۱ بررسی وضعیت فعلی و نیازهای سرویس های پستی در کشورهای جدید و درحال توسعه و ارائه توصیه های مناسب در مورد روشها و ابزار بهبود سرویس های پستی در آن کشورها.

۱۳ـ۱ بازنگری آیین  نامه های اتحادیه ظرف مدت شش ماه پس از پایان کنگره، مگر اینکه کنگره تصمیم دیگری بگیرد. در صورت نیاز فوری، شورای عملیات پستی می تواند آیین نامه های یادشده را در جلسات دیگر اصلاح کند. در هر دو حالت، شورای عملیات پستی در سیاست گذاری و اصول اساسی، تابع خط مشی ها و اصول بنیادین شورای راهبری است.

۱۴ـ۱ تدوین پیشنهادهایی که طبق ماده ۱۴۰ برای تصویب به کنگره یا کشورهای عضو ارائه می شوند. در مورد پیشنهادهایی که در چهارچوب صلاحیت شورای راهبری قرار می گیرند، تصویب این شورا نیز ضروری است.

۱۵ـ۱ در صورت درخواست یک کشور عضو، بررسی هر پیشنهادی که طبق ماده ۱۳۹ توسط آن کشور عضو به دفتر بین الملل ارسال شده است، اظهارنظر درباره آن و دستور به دفتر بین الملل برای ضمیمه کردن این نظرات به پیشنهاد مربوط قبل از ارسال آن برای تصویب کشورهای عضو.

۱۶ـ۱ در صورت لزوم و در موارد مقتضی و پس از تصویب شورای راهبری و مشورت با کلیه کشورهای عضو، توصیه به اتخاذ قوانین یا رویه ای جدید تا زمانی که کنگره درباره آن تصمیم بگیرد.

۱۷ ـ۱ تهیه و انتشار استانداردهای فنی، عملیاتی و سایر فرآیندها در حیطه صلاحیت خود در صورتی که وحدت رویه ضروری باشد، در قالب توصیه به کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها. این شورا در صورت لزوم، اصلاحیه استانداردهایی را که قبلاً تعیین نموده است به روش مشابه منتشر می کند.

۱۸ـ۱ ایجاد چهارچوب سازمانی نهادهای فرعی با تأمین مالی داوطلبانه و تصدیق ترکیب این نهادها طبق مفاد ماده ۱۵۲.

۱۹ـ۱ دریافت و بررسی گزارشات نهادهای فرعی با تأمین مالی داوطلبانه به صورت سالانه.

ماده۱۱۴ـ سازماندهی جلسات شورای عملیات پستی

۱ـ شورای عملیات پستی در اولین نشست خود که توسط رئیس کنگره افتتاح و برگزار می شود، از میان اعضای خود، یک رئیس، یک معاون و رؤسای کارگروهها را انتخاب و آیین نامه داخلی خود را تدوین می کند.

۲ـ شورای عملیات پستی اصولاً سالی یک بار در مقر اتحادیه تشکیل جلسه می دهد. تاریخ و محل نشست ها توسط رئیس این شورا با توافق رئیس شورای راهبری و مدیرکل دفتر بین الملل تعیین می شود.

۳ـ رئیس و معاون و رؤسا و معاونان روسای کارگروههای شورای عملیات پستی، کارگروه مدیریت را تشکیل می دهند. این کارگروه آماده سازی و هدایت کار جلسات شورای عملیات پستی را به عهده داشته و کلیه وظایف محوله بنا به تصمیم شورای عملیات پستی یا مواردی که در فرآیند برنامه ریزی راهبردی ضرورت می یابد را به عهده می گیرد.

۴ـ شورای عملیات پستی در اولین نشست خود پس از کنگره، بر اساس راهبرد اتحادیه مصوب کنگره و به ویژه بخش مربوط به راهبردهای نهادهای دائمی اتحادیه، یک پیش نویس برنامه کار اولیه را که حاوی تدابیری برای پیاده سازی راهبردهاست، تهیه می کند. این برنامه پایه که شامل تعداد محدودی پروژه در مورد موضوعات مورد علاقه مشترک است، هر ساله با توجه به واقعیت ها و اولویت های جدید، بازنگری می شود.

۵ ـ اگر دستور کار شورای عملیات پستی حاوی مسائلی مربوط به کارگروه مشورتی باشد، رئیس این کارگروه در جلسات شورای عملیات پستی شرکت می کند.

ماده۱۱۵ـ ناظران

۱ـ ناظران

۱ـ۱ به منظور حصول اطمینان از ارتباط کاری مؤثر بین این دو نهاد، شورای راهبری می تواند نمایندگانی را به عنوان ناظر برای حضور در جلسات شورای عملیات پستی تعیین کند.

۲ـ۱ کشورهای عضو اتحادیه که عضو شورای عملیات پستی نیستند، به علاوه ناظران و ناظران موقتی اشاره شده در ماده ۱۰۵ می توانند در جلسات عمومی و نشستهای کارگروههای این شورا بدون حق رأی، شرکت کنند.

۲ـ اصول

۱ـ۲ شورای عملیات پستی می تواند به دلایل تدارکاتی، تعداد شرکت کنندگان هر ناظر و ناظر موقتی و همچنین حق نطق آنها در مذاکرات را محدود کند.

۲ـ۲ ناظران و ناظران موقتی، بنا به درخواست خود و منوط به حصول اطمینان از رعایت کارایی و اثربخشی کار آنها، مجاز به همکاری در مطالعات هستند. همچنین می توان از آنها در صورتی که تجربه یا تخصص  شان در زمینه مورد بحث محرز شده باشد، برای ریاست کارگروهها و تیم پروژه ها دعوت کرد. همکاری ناظران و ناظران موقتی هیچ هزینه اضافه ای برای اتحادیه در بر نخواهد داشت.

۳ـ۲ در شرایط استثنائی، ممکن است اعضای کارگروه مشورتی و ناظران موقتی از شرکت در یک جلسه یا بخشی از آن منع شده یا در صورتی که محرمانه  بودن موضوع جلسه یا اسناد مربوط اقتضاء کند، حق دریافت مدارک توسط آنها می تواند محدود شود. این محدودیت ممکن است به صورت موردی توسط نهاد ذی ربط یا رئیس آن اتخاذ شود. در صورت ارتباط موضوع با شورای عملیات پستی، موضوعات موردی علاوه بر شورای راهبری، به شورای عملیات پستی نیز گزارش می شود. در صورت نیاز، شورای راهبری می تواند عندالاقتضاء، محدودیت ها را با مشورت شورای عملیات پستی مورد بازبینی قرار دهد.

ماده۱۱۶ـ بازپرداخت هزینه های سفر

۱ـ هزینه سفر و امرار معاش نمایندگان هر یک از اعضای شورای عملیات پستی که در جلسات این شورا شرکت می کنند، به عهده کشور عضو متبوع آنها است. اما نمایندگان کشورهای عضوی که طبق فهرست تهیه شده توسط سازمان ملل متحد در رده کشورهای محروم طبقه بندی شده اند و در جلسات این شورا، به جز جلساتی که هنگام برگزاری کنگره تشکیل می شوند، شرکت می کنند، حق دریافت مبلغ یک بلیط درجه دو رفت و برگشت هواپیما یا یک بلیط درجه یک رفت و برگشت قطار یا مبلغ سفر با هر وسیله دیگر، به شرطی که مبلغ آن از بهای یک بلیط درجه دو رفت و برگشت هواپیما بیشتر نشود را دارند.

ماده۱۱۷ـ اطلاع رسانی فعالیتهای شورای عملیات پستی

۱ـ شورای عملیات پستی پس از هر جلسه، کشورهای عضو، مجریان منتخب آنها، اتحادیه های محدود و اعضای کارگروه مشورتی را از فعالیت های خود با ارسال خلاصه ای از گزارش جلسات، قطعنامه ها و تصمیمات خود مطلع می سازد.

۲ـ شورای عملیات پستی یک گزارش سالانه درباره فعالیت خود برای شورای راهبری تهیه می کند.

۳ـ شورای عملیات پستی حداقل دو ماه قبل از افتتاح کنگره، گزارش جامعی از فعالیت های خود، شامل گزارش مربوط به نهادهای فرعی با تأمین مالی داوطلبانه طبق مفاد ماده ۱۵۲، برای کنگره تهیه کرده و آن را برای کشورهای عضو، مجریان منتخب آنها و اعضای کارگروه مشورتی ارسال می کند.

بخش چهارم ـ کارگروه مشورتی

ماده۱۱۸ـ هدف کارگروه مشورتی

۱ـ هدف کارگروه مشورتی، نمایاندن منافع بخش گسترده تری از پست بین الملل و ارائه چهارچوبی برای گفتگوی مؤثر بین ذی نفعان است.

ماده۱۱۹ـ ترکیب کارگروه مشورتی

۱ـ کارگروه مشورتی متشکل است از:

۱ـ۱ سازمانهای غیردولتی نماینده مشتریان، ارائه کنندگان سرویس توزیع، سازمان های کارگری، تأمین کنندگان کالا و خدمات برای بخش سرویس های پستی و سازمان های خصوصی و شرکتهای علاقمند به حمایت از مأموریت و اهداف اتحادیه. در صورت ثبت چنین سازمان هایی، آنها باید در یک کشور عضو به ثبت رسیده باشند.

۲ـ۱ اعضای انتخاب شده توسط شورای راهبری از میان اعضای خود.

۳ـ۱ اعضای انتخاب شده توسط شورای عملیات پستی از میان اعضای خود.

۲ـ هزینه های عملیاتی کارگروه مشورتی طبق محاسبه شورای راهبری، بین اتحادیه و اعضای کارگروه تقسیم می شود.

۳ـ اعضای کارگروه مشورتی هیچ حق الزحمه یا حقوقی دریافت نمی کنند.

ماده۱۲۰ـ عضویت در کارگروه مشورتی

۱ـ به غیر از اعضای تعیین شده توسط شورای راهبری و شورای عملیات پستی، عضویت در کارگروه مشورتی از طریق فرآیند درخواست و پذیرش تعریف شده توسط شورای راهبری، طبق بند ۳۷ـ۱ ماده ۱۰۷ انجام می شود.

۲ـ هر عضو کارگروه مشورتی نماینده خود را تعیین می کند.

ماده۱۲۱ـ وظایف کارگروه مشورتی

۱ـ وظایف کارگروه مشورتی عبارتند از:     

۱ـ۱ بررسی اسناد و گزارش های شورای راهبری و شورای عملیات پستی. در شرایط استثنائی، در صورتی که محرمانه بودن موضوع جلسه یا اسناد مربوط اقتضا کند، حق دریافت برخی متون و مدارک می تواند محدود شود. این محدودیت ممکن است به صورت موردی توسط نهاد ذی ربط یا ریاست آن اتخاذ شود. در صورت ارتباط موضوع با شورای عملیات پستی، موضوعات موردی علاوه بر شورای راهبری، به شورای عملیات پستی نیز گزارش می شود. در صورت نیاز، شورای راهبری می تواند عندالاقتضاء، محدودیت ها را با مشورت شورای عملیات پستی مورد بازبینی قرار دهد.

۲ـ۱ انجام و کمک به مطالعات درباره موضوعات مهم مورد نظر اعضای کارگروه مشورتی.

۳ـ۱ بررسی موضوعات اثرگذار بر بخش سرویس های پستی و انتشار گزارش در مورد این موضوعات.

۴ـ۱ ارائه اطلاعات برای فعالیت شورای راهبری و شورای عملیات پستی شامل ارائه گزارش ها و توصیه ها و اظهار نظر بنا به درخواست آن دو شورا.

۵ ـ۱ ارائه توصیه هایی به کنگره منوط به تصویب شورای راهبری، و اگر موضوع مربوط به شورای عملیات پستی باشد، منوط به بررسی و اعلام نظر شورای عملیات پستی.

ماده۱۲۲ـ سازماندهی کارگروه مشورتی

۱ـ کارگروه مشورتی پس از هر کنگره و طبق چهارچوب تعیین شده توسط شورای راهبری تجدید سازمان می کند. رئیس شورای راهبری، ریاست جلسه سازمان دهی کارگروه مشورتی که رئیس کارگروه مشورتی در آن جلسه انتخاب می شود را به عهده دارد.

۲ـ کارگروه مشورتی تشکیلات و آیین نامه داخلی خود را با درنظرگرفتن اصول کلی اتحادیه و منوط به تأیید شورای راهبری پس از مشورت با شورای عملیات پستی تدوین می کند.

۳ـ کارگروه مشورتی سالی یک بار تشکیل جلسه می دهد. در اصل، نشست های آن در مقر اتحادیه و همزمان با نشست های شورای عملیات پستی برگزار می شود. زمان و مکان هر نشست توسط رئیس کارگروه مشورتی با توافق رؤسای شوراهای راهبری و عملیات پستی و مدیرکل دفتر بین الملل تعیین می شود.

ماده ۱۲۳ـ نمایندگان کارگروه مشورتی در شورای راهبری، شورای عملیات پستی و کنگره

۱ـ کارگروه مشورتی می تواند به منظور حصول اطمینان از ارتباط کاری مؤثر با نهادهای اتحادیه، نمایندگانی را به  عنوان ناظر و بدون حق رأی برای حضور در جلسات کنگره، شورای راهبری و شورای عملیات پستی و کارگروههای آنها تعیین کند.

۲ـ از اعضای کارگروه مشورتی طبق ماده ۱۰۵ دعوت می شود در جلسات عمومی و جلسات کارگروههای شورای راهبری و شورای عملیات پستی حضور یابند. آنها همچنین می توانند تحت شرایط مندرج در بند ۲ـ۲ ماده ۱۰۹ و بند ۲ـ۲ ماده ۱۱۵ در فعالیت تیم پروژه ها و کارگروهها مشارکت کنند.

۳ـ اگر جلسات کارگروه مشورتی شامل موضوعات مورد علاقه شورای راهبری و شورای عملیات پستی باشد، رؤسای این دو شورا در جلسات کارگروه مشورتی حضور می یابند.

ماده۱۲۴ـ ناظران در جلسات کارگروه مشورتی

۱ـ سایر کشورهای عضو اتحادیه و ناظران و ناظران موقتی اشاره شده در ماده ۱۰۵ می توانند بدون حق رأی در جلسات کارگروه مشورتی شرکت کنند.

۲ـ کارگروه مشورتی می تواند به دلایل تدارکاتی، تعداد شرکت کنندگان هر ناظر و ناظر موقتی و همچنین حق نطق آنها در مذاکرات را محدود کند.

۳ـ در شرایط استثنائی، ممکن است ناظران و ناظران موقتی از شرکت در یک جلسه یا بخشی از آن منع شده یا در صورتی که محرمانه بودن موضوع جلسه یا اسناد مربوط اقتضاء کند، حق دریافت مدارک توسط آنها می تواند محدود شود. این محدودیت ممکن است به صورت موردی توسط نهاد ذی ربط یا رئیس آن اتخاذ شود. موضوعات موردی به شورای راهبری و در صورت ارتباط موضوع، به شورای عملیات پستی گزارش می شود. در صورت نیاز، شورای راهبری می تواند عندالاقتضاء، محدودیت ها را با مشورت شورای عملیات پستی مورد بازبینی قرار دهد.

ماده۱۲۵ـ اطلاع رسانی فعالیت های کارگروه مشورتی

۱ـ کارگروه مشورتی پس از هر جلسه، شورای راهبری و شورای عملیات پستی را از فعالیت های خود با ارسال خلاصه ای از گزارش جلسات، توصیه ها و نظرات خود به رؤسای این دو شورا مطلع می سازد.

۲ـ کارگروه مشورتی گزارش عملکرد سالانه ای برای شورای راهبری و یک نسخه برای شورای عملیات پستی تهیه می کند. این گزارش طبق ماده ۱۱۱ در اسناد شورای راهبری درج شده و برای کشورهای عضو اتحادیه، مجریان منتخب آنها و اتحادیه های محدود ارسال می شود.

۳ـ کارگروه مشورتی حداقل دو ماه قبل از افتتاح کنگره، گزارش جامعی از فعالیت های خود برای کنگره تهیه کرده و آن را برای کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها ارسال می کند.

فصل دوم ـ دفتر بین الملل

بخش اول ـ انتخاب مدیرکل و معاون مدیرکل دفتر بین الملل و وظایف آنها

ماده۱۲۶ـ انتخاب مدیرکل و معاون مدیرکل دفتر بین الملل

۱ـ مدیرکل و معاون مدیرکل دفتر بین الملل توسط کنگره برای مدت زمان بین دو کنگره متوالی انتخاب می شوند و حداقل دوره تصدی آنها چهار سال است. این دوره فقط یک بار قابل تمدید است. تاریخ شروع به عهده گرفتن وظایف آنها از اول ژانویه (یازدهم دی) سال بعد از برگزاری کنگره است، مگر اینکه کنگره تصمیم دیگری بگیرد.

۲ـ مدیرکل دفتر بین الملل حداقل هفت ماه پیش از افتتاح کنگره با ارسال یادداشتی به دولت های کشورهای عضو متضمن ابراز تمایل احتمالی مدیرکل و معاون مدیرکل فعلی برای انتخاب مجدد، از آنها برای ارائه درخواست های خود، در صورت وجود، برای سمت های مدیرکل و معاون مدیرکل دعوت می کند. درخواست ها به همراه شرح سوابق (رزومه) باید حداقل دو ماه قبل از افتتاح کنگره به دفتر بین الملل برسند. نامزدها باید ملیت کشور عضو پیشنهاددهنده آنها را داشته باشند. دفتر بین الملل اسناد انتخابات را برای کنگره آماده می سازد. انتخاب مدیرکل و معاون مدیرکل با رأی مخفی صورت گرفته و اولین انتخاب مربوط به سمت مدیرکل است.

۳ـ در صورت خالی شدن سمت مدیرکل، معاون مدیرکل عهده دار وظایف وی تا انقضای دوره تصدی آن سمت خواهد بود؛ وی واجد شرایط انتخاب به سمت مدیرکل بوده و به شرطی که دوره تصدی وی به عنوان معاون مدیرکل، قبلاً توسط کنگره قبلی تجدید نشده و علاقه خود را برای نامزدی سمت مدیرکل ابراز کرده باشد، به طور خودکار به عنوان یک نامزد پذیرفته می شود.

۴ـ در صورت خالی شدن همزمان سمت های مدیرکل و معاون مدیرکل، شورای راهبری بر اساس درخواست های دریافتی پیرو اعلام خالی بودن این سمت ها، یک معاون مدیرکل برای دوره منتهی به کنگره بعدی انتخاب می کند. مفاد بند ۲ در مورد ارائه درخواست ها اعمال خواهد شد.

۵ ـ در صورت خالی شدن سمت معاون مدیرکل، شورای راهبری به پیشنهاد مدیرکل، از یکی از مدیران رده دی۲ می خواهد وظایف معاون مدیرکل را تا کنگره بعدی به عهده گیرد.

ماده۱۲۷ـ وظایف مدیرکل

۱ـ مدیرکل نماینده قانونی دفتر بین الملل است که آن را سازماندهی، اداره و هدایت می کند.

۲ـ در خصوص طبقه بندی پست های سازمانی، انتصاب و ارتقاء:

۱ـ۲ مدیرکل اختیار طبقه بندی پست های سازمانی رده های جی۱ تا دی۲ و انتصاب و ارتقاء کارکنان در این رده ها را دارد.

۲ـ۲ مدیرکل برای انتصاب در رده های پی۱ تا دی۲، صلاحیت های حرفه ای نامزدهای پیشنهادشده از سوی کشورهای عضو که دارای ملیت کشور معرفی کننده یا فعالیت حرفه ای در آن کشور باشند را با درنظرگرفتن توزیع عادلانه جغرافیایی برمبنای قاره ها و زبانها مورد بررسی قرار می دهد. تصدی سمت های دی۲ حتی الامکان توسط نامزدهایی از مناطق مختلف به جز مناطقی که مدیرکل و معاون مدیرکل از آنجا هستند، با در نظر گرفتن اهمیت کارآمدی دفتر بین الملل، صورت می پذیرد. مدیرکل می تواند در صورت نیاز به سمت هایی که تصدی آنها نیاز به صلاحیت های خاصی دارد، درخواستهایی از خارج سازمان را نیز مورد توجه قرار دهد؛

۳ـ۲ او همچنین برای انتصاب یک کارمند جدید، در اصل باید توجه کند که متصدیان سمت های دی۲، دی۱ و پی۵ باید از کشورهای مختلف عضو اتحادیه باشند؛

۴ـ۲ برای ترفیع یک کارمند دفتر بین الملل به رده های دی۲، دی۱ و پی۵، وی ملزم به اعمال اصل اشاره شده در بند ۳ـ۲ نیست؛

۵ ـ۲ در فرآیند استخدام، شایستگی مقدم بر توزیع جغرافیایی و زبان است؛

۶ ـ۲ مدیرکل سالی یک بار، شورای راهبری را از انتصابات و ترفیعات رده های پی۴ تا دی۲ آگاه می سازد.

۳ـ به علاوه، مدیرکل وظایف زیر را به عهده دارد:

۱ـ۳ نگهداری احکام اتحادیه و ایفای نقش واسط اتحادیه در رویه الحاق، پذیرش و خروج از اتحادیه؛

۲ـ۳ آگاه سازی دولت های کشورهای عضو از تصمیمات متخذه کنگره؛

۳ـ۳ آگاه سازی همه کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها از آیین نامه های تدوین شده یا بازنگری شده از سوی شورای عملیات پستی؛

۴ـ۳ تهیه پیش نویس بودجه سالانه اتحادیه در کمترین سطح ممکن متناسب با نیازهای اتحادیه و ارائه آن در موعد مقرر به شورای راهبری برای بررسی؛ مطلع ساختن کشورهای عضو اتحادیه از بودجه پس از تصویب شورای راهبری و اجرای آن؛

۵ ـ۳ انجام اقدامات خاص درخواستی توسط نهادهای اتحادیه و مواردی که احکام اتحادیه برعهده وی گذاشته است؛

۶ ـ۳ اقدام برای دستیابی به اهداف تعیین شده توسط نهادهای اتحادیه در چهارچوب خط مشی  تعیین شده و منابع موجود؛

۷ـ۳ ارائه نظرات و پیشنهادها به شورای راهبری یا شورای عملیات پستی؛

۸ ـ۳ ارائه پیشنهادهایی در مورد تغییرات آیین نامه ها، ناشی از تصمیمات کنگره، به شورای عملیات پستی پس از اختتام کنگره طبق آیین نامه داخلی شورای عملیات پستی؛

۹ـ۳ تهیه پیش نویس راهبرد اتحادیه برای شورای راهبری بر اساس رهنمودهای دو شورا برای ارائه به کنگره؛

۱۰ـ۳ تهیه گزارش چهارسالانه در مورد عملکرد کشورهای عضو در رابطه با راهبرد اتحادیه مصوب کنگره قبلی برای تصویب شورای راهبری به منظور ارائه به کنگره بعدی؛

۱۱ـ۳ تضمین ایفای نقش به عنوان نماینده اتحادیه؛

۱۲ـ۳ ایفای نقش واسط در روابط بین:

۱ـ ۱۲ـ۳   اتحادیه پستی جهانی و اتحادیه های محدود؛

۲ـ ۱۲ـ۳   اتحادیه پستی جهانی و سازمان ملل متحد؛

۳ـ ۱۲ـ۳  اتحادیه پستی جهانی و سازمانهای بین المللی که فعالیت آنها مرتبط با اتحادیه است؛

۴ـ ۱۲ـ۳  اتحادیه پستی جهانی و سازمانهای بین المللی یا انجمن ها یا مؤسساتی که نهادهای اتحادیه مایل به مشورت یا همکاری با آنها هستند.

۱۳ـ۳ به عهده گرفتن وظایف دبیرکلی نهادهای اتحادیه و نظارت بر امور مربوط و توجه به مقررات خاص این آیین نامه عمومی، به ویژه:

۱ـ ۱۳ـ ۳  آماده سازی و سازماندهی کار نهادهای اتحادیه؛

۲ـ ۱۳ـ ۳  آماده سازی، تولید، و توزیع اسناد، گزارش ها و صورتجلسه ها؛

۳ـ ۱۳ـ ۳  ایفای نقش دبیر در جلسات نهادهای اتحادیه؛

۱۴ـ۳ حضور در جلسات نهادهای اتحادیه و شرکت در مباحث، بدون حق رأی، با امکان معرفی نماینده به جای خود.

ماده۱۲۸ـ وظایف معاون مدیرکل

۱ـ معاون مدیرکل، دستیار مدیرکل بوده و در برابر وی پاسخگوست.

۲ـ در غیاب مدیرکل یا عدم امکان انجام وظایفش، معاون مدیرکل وظایف او را انجام می دهد. همین مورد در حالت خالی بودن سمت مدیرکل که در بند ۳ ماده ۱۲۶ اشاره شده، اجراء می شود.

بخش دوم ـ دبیرخانه نهادهای اتحادیه و کارگروه مشورتی

ماده۱۲۹ـ کلیات

۱ـ دبیرخانه نهادهای اتحادیه توسط دفتر بین الملل و با مسؤولیت مدیرکل آن فراهم می شود.

ماده۱۳۰ـ آماده سازی و توزیع اسناد نهادهای اتحادیه

۱ـ دفتر بین الملل همه اسناد منتشره در هر جلسه را تهیه و از طریق تارنمای (وب سایت) اتحادیه پستی جهانی در دسترس قرار می دهد. دفتر بین الملل همچنین انتشار اسناد جدید الکترونیک بر روی تارنمای (وب سایت) اتحادیه پستی جهانی را بوسیله یک سیستم اطلاع رسان مبتنی بر وب اعلام خواهد کرد.

ماده۱۳۱ـ فهرست کشورهای عضو

۱ـ دفتر بین الملل، فهرست کشورهای عضو اتحادیه را با ذکر رده قدرالسهم، گروه جغرافیایی و وضعیت آنها در رابطه با احکام اتحادیه، تهیه و به روز می سازد.

ماده۱۳۲ـ اطلاعات. نظرات. درخواست های تشریح و اصلاح احکام. تحقیقات. نقش در تسویه حسابها

۱ـ دفتر بین الملل در هر زمان در خدمت شورای راهبری، شورای عملیات پستی و کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها برای ارائه هرگونه اطلاعات لازم در مورد مسائل مربوط به سرویس است.

۲ـ دفتر بین الملل به ویژه نسبت به جمع آوری، مرتب کردن، انتشار و توزیع همه اطلاعات مربوط به سرویس پست بین الملل، ابراز نظر در مورد مسائل مورد اختلاف در صورت درخواست طرفهای ذی نفع، تشریح و اصلاح احکام و به طور کلی، اینگونه مطالعات و امور مربوط به ویراستاری و اسناد که به موجب احکام اتحادیه برعهده آن گذاشته شده یا ممکن است در راستای منافع اتحادیه به آن ارجاع داده شود، اقدام می کند.

۳ـ دفتر بین الملل همچنین به درخواست کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها، مبادرت به انجام تحقیقاتی برای دریافت نظرات سایر کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها درباره مسئله ای خاص می نماید. نتیجه تحقیقات به منزله رأی تلقی نشده و رسماً الزام آور نیست.

۴ ـ دفتر بین الملل می تواند به عنوان اتاق پایاپای در همه انواع تسویه حسابهای مرتبط با سرویس پستی عمل کند.

۵ ـ دفتر بین الملل محرمانه بودن و امنیت داده های تجاری که توسط کشورهای عضو و یا مجریان منتخب آنها در جهت انجام وظایف ناشی از احکام یا تصمیمات اتحادیه به آن دفتر ارائه شده را تضمین می کند.

ماده۱۳۳ـ همکاری فنی

۱ـ دفتر بین الملل در چهارچوب همکاری فنی بین المللی، هرگونه کمک فنی پستی را توسعه می دهد.

ماده۱۳۴ـ فرمهای تهیه شده توسط دفتر بین الملل

دفتر بین الملل انجام ترتیبات تولید کالابرگ پاسخ «تمبر(کوپن رپنس)های بین المللی است و آنها را به درخواست کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها، با اخذ قیمت در اختیار قرار می دهد.

ماده۱۳۵ـ احکام اتحادیه های محدود و موافقتنامه های خاص

۱ـ دو نسخه از احکام اتحادیه های محدود و موافقتنامه های خاص، منعقده طبق ماده ۸ اساسنامه، توسط دفاتر این اتحادیه ها یا در صورت نبود آن، توسط یکی از طرفهای متعاهد به دفتر بین الملل ارسال می شود.

۲ـ دفتر بین الملل نظارت می کند احکام اتحادیه های محدود و موافقتنامه های خاص، مطلوبیت کمتری برای عموم نسبت به احکام اتحادیه نداشته و کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها را از وجود این اتحادیه ها و موافقتنامه ها آگاه می سازد. دفتر بین الملل، شورای راهبری را از هرگونه مغایرت در اعمال این قید آگاه می سازد.

۳ـ دفتر بین الملل، کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها را از وجود اتحادیه های محدود و موافقتنامه های خاص فوق الذکر آگاه می سازد.

ماده۱۳۶ـ گاهنامه اتحادیه

۱ـ دفتر بین الملل به کمک اسناد در دسترس خود، گاهنامه ای به زبانهای عربی، چینی، انگلیسی، فرانسوی، آلمانی، روسی و اسپانیایی منتشر می کند.

ماده۱۳۷ـ گزارش سالانه فعالیت اتحادیه

دفتر بین الملل گزارش سالانه ای از فعالیت اتحادیه تهیه می کند که پس از تصویب کارگروه مدیریت شورای راهبری برای کشورهای عضو و یا مجریان منتخب آنها، اتحادیه های محدود و سازمان ملل متحد ارسال می شود.

فصل سوم ـ ارائه، ملاحظه پیشنهادها، اعلام تصمیمات مصوب و به اجراء درآمدن آیین نامه ها و سایر تصمیمات مصوب

ماده۱۳۸ـ رویه ارائه پیشنهادها به کنگره

۱ـ رویه زیر، با رعایت استثنائات مندرج در بندهای ۲ و ۵، حاکم بر ارائه همه انواع پیشنهادها به کنگره توسط کشورهای عضو است:

۱ـ۱ پیشنهادهایی که حداقل شش ماه قبل از تاریخ تعیین شده برای کنگره به دفتر بین الملل برسند، پذیرفته می شوند؛

۲ـ۱ پیش نویس پیشنهاد در فاصله زمانی شش ماه منتهی به تاریخ تعیین شده برای کنگره پذیرفته نمی شود؛

۳ـ۱ پیشنهادهای محتوایی که در فاصله زمانی شش تا چهارماه قبل از تاریخ تعیین شده برای کنگره به دفتر بین الملل برسند، پذیرفته نمی شوند مگر آنکه توسط حداقل دو کشور عضو مورد حمایت قرار گیرند؛

۴ـ۱ پیشنهادهای محتوایی که در فاصله زمانی چهار تا دو ماه قبل از تاریخ تعیین شده برای کنگره به دفتر بین الملل برسند، پذیرفته نمی شوند مگر آنکه توسط حداقل هشت کشور عضو مورد حمایت قرار گیرند؛ پیشنهادهای واصله بعد از این تاریخ دیگر پذیرفته نمی شوند؛

۵ ـ۱ اعلام حمایت ها باید در همان دوره زمانی پیشنهاد مربوط به دفتر بین الملل برسند.

۲ـ پیشنهادهای مربوط به اساسنامه و آیین نامه عمومی باید حداقل شش ماه قبل از افتتاح کنگره به دفتر بین الملل برسند؛ این گونه پیشنهادهایی که در بعد از آن تاریخ و قبل از افتتاح کنگره واصل شوند، بررسی نمی شوند مگر کنگره با اکثریت دوسوم کشورهای حاضر در آن و طبق شرایط مندرج در بند ۱ چنین تصمیم بگیرد.

۳ـ به عنوان یک قاعده، هر پیشنهاد باید تنها دارای یک هدف و فقط شامل تغییرات توجیه شده توسط آن هدف باشد. همچنین هر پیشنهاد دربردارنده هزینه های قابل توجه برای اتحادیه باید متضمن برآورد تأثیر مالی، تهیه شده توسط کشور عضو ارائه کننده پیشنهاد با مشورت دفتر بین الملل باشد که به موجب آن، منابع مالی مورد نیاز برای اجرای آن نیز تعیین شود.

۴ـ کشورهای عضو، پیش نویس پیشنهادهای خود را تحت عنوان «پیش نویس پیشنهاد با یک شماره به همراه حرف «آر از طریق دفتر بین الملل منتشر می کنند. پیشنهادهای فاقد این شناسه که بنا به تشخیص دفتر بین الملل درباره پیش نویس نظرات می باشند، با یک پی نوشت مناسب منتشر می شوند. دفتر بین الملل فهرستی از این پیشنهادها برای کنگره تهیه می کند.

۵ ـ رویه مشروح در بندهای ۱ و ۴ در مورد پیشنهادهای مربوط به آیین نامه  داخلی کنگره ها یا اصلاحیه های روی پیشنهادهای قبلاً ارائه شده اعمال نمی شود.

ماده۱۳۹ـ رویه ارائه پیشنهادهای اصلاح کنوانسیون یا موافقتنامه ها بین دو کنگره

۱ـ برای اینکه پیشنهادهای مربوط به کنوانسیون یا موافقت نامه ها، ارائه شده توسط یک کشور عضو بین دوکنگره، واجد شرایط بررسی باشند باید مورد حمایت حداقل دو کشور عضو دیگر قرار گیرند. اگر دفتر بین الملل در مدت مقرر اعلام حمایت های لازم را دریافت نکند، این پیشنهادها فاقد اعتبار می شوند.

۲ـ این پیشنهادها از طریق دفتر بین الملل به سایر کشورهای عضو ارسال می شوند.

ماده۱۴۰ـ بررسی پیشنهادهای اصلاح کنوانسیون و موافقتنامه ها بین دو کنگره

۱ ـ ارائه هر پیشنهاد در مورد کنوانسیون، موافقتنامه ها و تشریفات (پروتکل های) نهایی آنها منوط به رعایت رویه زیر است: هنگامی که یک کشور عضو پیشنهادی را به دفتر بین الملل ارسال می کند، دفتر مذکور آن را برای بررسی به همه کشورهای عضو می فرستد. کشورهای عضو دو ماه فرصت دارند پیشنهاد را بررسی و نظرات خود را در مورد آن به دفتر بین الملل ارسال کنند. اصلاحات روی پیشنهادها قابل قبول نیست. پس از این دو ماه، دفتر بین الملل همه نظرات و پیشنهادهای دریافتی را برای کشورهای عضو ارسال و از آنها می خواهد نظر موافق یا مخالف خود را در مورد پیشنهاد اعلام کنند. کشورهای عضوی که طی این دو ماه نظر ندهند، ممتنع تلقی می شوند. مهلت های مذکور از تاریخ ابلاغ بخشنامه های دفتر بین الملل محاسبه می شوند.

۲ـ در صورتی که پیشنهاد مربوط به یک موافقتنامه یا تشریفات(پروتکل) نهایی آن باشد، فقط کشورهای عضوی که اعضای آن موافقتنامه هستند، در رویه مذکور در بند ۱ مشارکت می کنند.

ماده۱۴۱ـ رویه ارائه پیشنهادها به شورای عملیات پستی در مورد آماده سازی آیین نامه های جدید در راستای تصمیمات متخذه کنگره

۱ـ آیین نامه های کنوانسیون پستی جهانی و موافقتنامه سرویس های پرداخت پستی توسط شورای عملیات پستی در راستای تصمیمات متخذه کنگره تدوین می شوند.

۲ـ پیشنهادهای متعاقب اصلاحات پیشنهادی در کنوانسیون یا موافقتنامه سرویس های پرداخت پستی همزمان با ارائه پیشنهادهای مربوط به کنگره، به دفتر بین الملل نیز ارائه می شوند. این پیشنهادها می توانند توسط یک کشور عضو بدون حمایت سایر کشورهای عضو ارائه شوند. این پیشنهادها حداکثر یک ماه قبل از کنگره برای همه کشورهای عضو ارسال می شوند.

۳ـ سایر پیشنهادهای مربوط به آیین نامه ها برای بررسی شورای عملیات پستی به منظور آماده سازی آیین نامه های جدید طی شش ماه پس از برگزاری کنگره، حداقل دو ماه قبل از برگزاری آن به دفتر بین الملل ارائه می شوند.

۴ـ پیشنهادهای مربوط به تغییرات آیین نامه ها منتج از تصمیمات کنگره که توسط کشورهای عضو ارائه می شوند، حداکثر دو ماه پیش از تشکیل شورای عملیات پستی به دفتر بین الملل ارسال می شوند. این پیشنهادها حداکثر یک ماه قبل از تشکیل شورای عملیات پستی در اختیار همه کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها قرار می گیرند.

ماده۱۴۲ـ اصلاح آیین نامه ها توسط شورای عملیات پستی

۱ـ پیشنهادهای اصلاح آیین نامه ها توسط شورای عملیات پستی بررسی می شوند.

۲ـ هرگونه پیشنهاد اصلاح آیین نامه ها نیازی به حمایت یک کشور عضو ندارند.

۳ـ پیشنهاد اصلاح آیین نامه ها فقط در صورتی که سوی شورای عملیات پستی با ضرورت فوری آن موافق باشد، مورد بررسی قرار می گیرند.

ماده۱۴۳ـ ابلاغ تصمیمات متخذه بین دو کنگره

۱ـ اصلاحات انجام شده در کنوانسیون، موافقتنامه ها و تشریفات (پروتکل های) نهایی این احکام با ابلاغ مدیرکل دفتر بین الملل به دولت های کشورهای عضو، تأیید می شوند.

۲ـ اصلاحات انجام شده توسط شورای عملیات پستی در آیین نامه ها و تشریفات (پروتکل های) نهایی آنها، از سوی دفتر بین الملل به اطلاع کشورهای عضو و مجریان منتخب آنها می رسد. همین رویه در مورد تفسیرهای موضوع بند ۲ـ۳ ماده ۳۸ کنوانسیون و مقررات مربوط به موافقتنامه ها نیز اعمال می شود.

ماده۱۴۴ـ به اجراء درآمدن آیین نامه ها و سایر تصمیمات متخذه بین دو کنگره

۱ـ آیین نامه ها، همان تاریخ اجراء و همان مدت اعتبار تعیین شده برای احکام توسط کنگره را خواهند داشت.

۲ـ با رعایت مفاد بند ۱، تصمیمات متخذه بین دو کنگره درباره اصلاح احکام اتحادیه، حداقل سه ماه پس از ابلاغ آنها به اجراء درخواهند آمد.

فصل چهارم ـ امور مالی

ماده۱۴۵ـ تثبیت مخارج اتحادیه

۱ـ با رعایت مقررات بندهای ۲ تا ۶، مخارج سالانه مربوط به فعالیت های نهادهای اتحادیه نمی تواند از ۳۷۲۳۵۰۰۰ فرانک سوئیس برای سالهای ۲۰۱۳ (۱۳۹۲) تا ۲۰۱۶ (۱۳۹۵) فراتر رود.

۲ـ مخارج مربوط به تشکیل کنگره بعدی (هزینه های جابجایی دبیرخانه، هزینه حمل و نقل، هزینه نصب تجهیزات ترجمه همزمان، هزینه تکثیر اسناد طی کنگره، و غیره) نباید از حد ۲۹۰۰۰۰۰ فرانک سوئیس فراتر رود.

۳ـ شورای راهبری مجاز است از حدود تعیین شده در بندهای ۱ و ۲ برای محاسبه افزایش میزان حقوق، سهم  یا فوق العاده های بازنشستگی شامل تطبیق مشاغل مصوب سازمان ملل متحد برای پرداخت به کارکنان شاغل خود در ژنو فراتر رود.

۴ـ شورای راهبری همچنین مجاز است هر سال، مبلغ مخارجی به غیر از هزینه های پرسنلی را بر اساس شاخص قیمت مصرف کننده در سوئیس، تعدیل کند.

۵ ـ صرف نظر از بند ۱، شورای راهبری یا در صورت فوریت، مدیرکل می تواند فراتر رفتن از حدود شرح داده شده برای تعمیرات اساسی و پیش بینی نشده ساختمان دفتر بین الملل را مجاز بداند به شرطی که مبلغ افزایش از ۱۲۵۰۰۰ فرانک سوئیس در سال فراتر نرود.

۶ ـ اگر اعتبارات مجاز در بندهای ۱ و ۲ برای مدیریت مؤثر اتحادیه کافی نباشد، از این حدود فقط با تصویب اکثریت کشورهای عضو اتحادیه می توان فراتر رفت. هرگونه رایزنی در این باره باید شامل شرح کاملی از اطلاعات توجیه کننده این درخواست باشد.