قانون تأسيس سازمان اسناد ملی ايران

مصوب 17/2/1349

ماده اول: نام سازمان

به منظور جمع‌آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد وهمچنين صرفه‌جويي در هزينه‌هاي اداري و استخدامي از طريق تمركز پرونده‌هاي راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد، سازماني به نام سازمان اسناد ملي ايران وابسته به سازمان اموراداري واستخدامي كشور تأسيس گرديد.

تبصره: اسناد مذكور در اين ماده شامل كلية اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، ميكروفيلم‌ها، نوارهاي ضبط‌‌ضوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به‌طور مداوم و غيرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري دائمي داشته باشند.

ماده دوم: رياست سازمان

سازمان اسناد ملي ايران داراي يك رئيس و يك شورا و تشكيلات لازم خواهد بود.

ماده سوم: انتخاب رئيس سازمان

رئيس سازمان اسناد ملي از بين مستخدمين عالي‌رتبه دولت كه داراي تحصيلات عالي و سابقة تحقيق و تخصص در اموراداري و تشخيص بايگاني اسناد باشند به پيشنهاد دبيركل سازمان اموراداري و استخدامي كشور و به تصويب هيأت وزيران انتخاب مي‌شود. رئيس سازمان اسناد ملي ايران مأمور اجراي مصوبات شورا و مسئول ادارة امور سازمان است.

ماده چهارم : تركيب شورا

شوراي سازمان مركب از اشخاص زير خواهد بود:

1. وزير امورخارجه

2. وزير فرهنگ وآموزش عالي

3. دادستان كل كشور

4. دبيركل سازمان اموراداري و استخدامي كشور

5. دادستان ديوان محاسبات

6. دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران به پيشنهاد وزير فرهنگ و آموزش عالي و تصويب هيأت وزيران كه براي مدت سه سال انتخاب مي‌شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. به جاي اعضاء مذكور در چهار بند اول ممكن است معاونان آنها حضور يابند. اعضاء شورا از بين خود يك نفر را به عنوان رئيس انتخاب مي‌كنند.

تبصره (1): رئيس سازمان اسناد ملي به‌عنوان دبير شورا در جلسات شركت مي‌كند ولي حق رأي نخواهد داشت.

تبصره (2): نمايندة وزارتخانه يا سازماني كه اتخاذ تصميم دربارة اوراق راكد و يا اسناد و پرونده‌هاي آن وزارتخانه يا سازمان در شورا مطرح است، براي تبادل‌نظر به جلسات شورا دعوت مي‌شود.

تبصره (3): آيين‌نامه طرز تشكيل جلسات شورا و ترتيب انتخاب رئيس و نحوة اتخاذ تصميمات به تصويب شورا خواهد رسيد.

ماده پنجم: وظايف شورا

وظايف شورا به شرح زير است:

الف: تشخيص اوراق زائد قابل امحاء و تصويب فهرست مشروح آنها كه قبلاً از طرف سازمان اسناد ملي و وزارتخانه يا مؤسسة دولتي ذيربط طبق مقررات اين قانون تهيه و تنظيم شده باشد.

ب: تصويب آيين‌نامه‌هاي مربوط به نحوة بررسي و نقل و انتقال پرونده‌هاي راكد و اسناد ملي.

ج: تصويب آيين‌نامه‌هاي مربوط به تنظيم و نگهداري اسناد ملي و گذاشتن آنها در دسترس عامه و همچنين مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوة مراجعه به آنها.

د: تصويب مقررات و ضوابط و معيارهايي كه وزارتخانه‌ها و مؤسسات وابسته به دولت بايد در تنظيم و ضبط و نگهداري پرونده‌ها و اسناد و مدارك رعايت كنند.

ﻫ : تدوين تعرفه‌اي كه طبق آن سازمان اسناد ملي در ازاي تهية ميكروفيلم و فتوكپي و رونوشت گواهي شده و با انجام خدمات مشابه از اشخاص (اعم از حقيقي و حقوقي) حق‌الزحمه دريافت خواهد كرد.

تبصره: وجوه حاصل از بند (ﻫ) اين ماده به حساب درآمد خزانه دولت منظور خواهد شد.

ماده ششم : آيين نامه امحاي اوراق

الف: وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت مكلفند طبق آيين‌نامه‌اي كه به تصويب هيأت وزيران برسد بايگاني‌هاي خود را براساس اصول و روش‌‌هاي متحدالشكلي كه شوراي سازمان طبق بند (د) از وظايف خود تهيه كرده در مدتي كه در آيين‌نامه مزبور براي هريك از سازمان‌ها تعيين خواهد شد، تنظيم و پرونده‌هاي راكد را از پرونده‌هاي جاري تفكيك و طبقه‌بندي كنند.

ب: وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت مكلفند كلية اسناد و پرونده‌هاي راكد را كه احتياجي به نگهداري آنها در سازمان‌هاي مربوط نيست، براي نگهداري موقت به سازمان اسناد ملي بسپارند مگر آنكه از تاريخ تهيه و تنظيم سند و يا تاريخ آخرين برگ پرونده مدت چهل سال گذشته باشد كه در اين صورت بايد به‌طور دائم به سازمان اسناد ملي منتقل شود.

تبصره: وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و همچنين شوراي سازمان اسناد ملي مكلفند اسناد و پرونده‌هايي را كه طبق اين ماده در اختيار سازمان اسناد ملي قرار گرفته است و افشاي مطالب آنها به حقوق اشخاص و يا مصالح دولت لطمه مي‌زند براي مدت مقرر محرمانه محسوب دارند و سازمان مكلف است كه اين اسناد و پرونده‌ها را برحسب مورد تا انقضاي مدت مقرر و يا اعلام ثانوي وزارتخانه‌ و يا مؤسسة مربوط و يا تصميم مجدد شورا در دسترس مراجعان به استثناي مراجع صالحه قانوني قرار ندهد.

ماده هفتم : تصويب آيين نامه امحاي اوراق

آيين‌نامه مربوط به تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاء آنها به پيشنهاد رئيس سازمان اسناد ملي و تأييد شورا به تصويب كميسيون‌هاي مربوط به مجلسين مي‌رسد.

ماده هشتم: دستگاه هاي مستثني

وزارت دفاع از شمول مقررات اين قانون مستثني است و ترتيب نگهداري و حفظ اسناد ملي و همچنين امحاء اوراق زائد در ارتش جمهوري اسلامي ايران با اطلاع سازمان اسناد ملي به تشخيص هيأت صلاحيت‌داري خواهد بود كه به اين منظور تشكيل مي‌‌شود. طرز تشكيل هيأت مزبور و نحوة اجراي مفاد اين ماده به موجب آيين‌نامه‌اي خواهد بود كه توسط وزارت دفاع تدوين و تصويب مي‌شود.

منبع: edmanlaw.ir