قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران 

مصوب 17/2/1349

ماده اول: نام سازمان

به منظور جمع‌آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد وهمچنين صرفه‌جويي در هزينه‌هاي اداري و استخدامي از طريق تمركز پرونده‌هاي راكد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد، سازماني به نام سازمان اسناد ملي ايران وابسته به سازمان اموراداري واستخدامي كشور تأسيس گرديد.

تبصره: اسناد مذكور در اين ماده شامل كلية اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها،  نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، ميكروفيلم‌ها، نوارهاي ضبط‌‌ضوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به‌طور مداوم و غيرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري دائمي داشته باشند.

ماده دوم: رياست سازمان

سازمان اسناد ملي ايران داراي يك رئيس و يك شورا و تشكيلات لازم خواهد بود.

ماده سوم:انتخاب رئيس سازمان

رئيس سازمان اسناد ملي از بين مستخدمين عالي‌رتبه دولت كه داراي تحصيلات عالي و سابقة تحقيق و تخصص در اموراداري و تشخيص بايگاني اسناد باشند به پيشنهاد دبيركل سازمان اموراداري و استخدامي كشور و به تصويب هيأت وزيران انتخاب مي‌شود. رئيس سازمان اسناد ملي ايران مأمور اجراي مصوبات شورا و مسئول ادارة امور سازمان است.

ماده چهارم:تركيب شورا

شوراي سازمان مركب از اشخاص زير خواهد بود:

1. وزير امورخارجه

2. وزير فرهنگ وآموزش عالي

3. دادستان كل كشور

4. دبيركل سازمان اموراداري و استخدامي كشور

5. دادستان ديوان محاسبات

6. دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران به پيشنهاد وزير فرهنگ و آموزش عالي و تصويب هيأت وزيران كه براي مدت سه سال انتخاب مي‌شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. به جاي اعضاء مذكور در چهار بند اول ممكن است معاونان آنها حضور يابند. اعضاء شورا از بين خود يك نفر را به عنوان رئيس انتخاب مي‌كنند.

تبصره (1):  رئيس سازمان اسناد ملي به‌عنوان دبير شورا در جلسات شركت مي‌كند ولي حق رأي نخواهد داشت.

تبصره (2): نمايندة وزارتخانه يا سازماني كه اتخاذ تصميم دربارة اوراق راكد و يا اسناد و پرونده‌هاي آن وزارتخانه يا سازمان در شورا مطرح است، براي تبادل‌نظر به جلسات شورا دعوت مي‌شود.

تبصره (3): آيين‌نامه طرز تشكيل جلسات شورا و ترتيب انتخاب رئيس و نحوة اتخاذ تصميمات به تصويب شورا خواهد رسيد.

ماده پنجم: وظايف شورا

وظايف شورا به شرح زير است:

الف: تشخيص اوراق زائد قابل امحاء و تصويب فهرست مشروح آنها كه قبلاً از طرف سازمان اسناد ملي و وزارتخانه يا مؤسسة دولتي ذيربط طبق مقررات اين قانون تهيه و تنظيم شده باشد.

ب: تصويب آيين‌نامه‌هاي مربوط به نحوة بررسي و نقل و انتقال پرونده‌هاي راكد و اسناد ملي.

ج: تصويب آيين‌نامه‌هاي مربوط به تنظيم و نگهداري اسناد ملي و گذاشتن آنها در دسترس عامه و همچنين مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوة مراجعه به آنها.

د: تصويب مقررات و ضوابط و معيارهايي كه وزارتخانه‌ها و مؤسسات وابسته به دولت بايد در تنظيم و ضبط و نگهداري پرونده‌ها و اسناد و مدارك رعايت كنند.

ﻫ : تدوين تعرفه‌اي كه طبق آن سازمان اسناد ملي در ازاي تهية ميكروفيلم و فتوكپي و رونوشت گواهي شده و با انجام خدمات مشابه از اشخاص (اعم از حقيقي و حقوقي) حق‌الزحمه دريافت خواهد كرد.

تبصره: وجوه حاصل از بند (ﻫ) اين ماده به حساب درآمد خزانه دولت منظور خواهد شد.

ماده ششم:آيين نامه امحاي اوراق

الف: وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت مكلفند طبق آيين‌نامه‌اي كه به تصويب هيأت وزيران برسد بايگاني‌هاي خود را براساس اصول و روش‌‌هاي متحدالشكلي كه شوراي سازمان طبق بند (د) از وظايف خود تهيه كرده در مدتي كه در آيين‌نامه مزبور براي هريك از سازمان‌ها تعيين خواهد شد، تنظيم و پرونده‌هاي راكد را از پرونده‌هاي جاري تفكيك و طبقه‌بندي كنند.

ب: وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت مكلفند كلية اسناد و پرونده‌هاي راكد را كه احتياجي به نگهداري آنها در سازمان‌هاي مربوط نيست، براي نگهداري موقت به سازمان اسناد ملي بسپارند مگر آنكه از تاريخ تهيه و تنظيم سند و يا تاريخ آخرين برگ پرونده مدت چهل سال گذشته باشد كه در اين صورت بايد به‌طور دائم به سازمان اسناد ملي منتقل شود.

تبصره: وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت و همچنين شوراي سازمان اسناد ملي مكلفند اسناد و پرونده‌هايي را كه طبق اين ماده در اختيار سازمان اسناد ملي قرار گرفته است و افشاي مطالب آنها به حقوق اشخاص و يا مصالح دولت لطمه مي‌زند براي مدت مقرر محرمانه محسوب دارند و سازمان مكلف است كه اين اسناد و پرونده‌ها را برحسب مورد تا انقضاي مدت مقرر و يا اعلام ثانوي وزارتخانه‌ و يا مؤسسة مربوط و يا تصميم مجدد شورا در دسترس مراجعان به استثناي مراجع صالحه قانوني قرار ندهد.

ماده هفتم: تصويب آيين نامه امحاي اوراق

آيين‌نامة مربوط به تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاء آنها به پيشنهاد رئيس سازمان اسناد ملي و تأييد شورا به تصويب كميسيون‌هاي مربوط به مجلسين مي‌رسد.

ماده هشتم:دستگاه هاي مستثني

وزارت دفاع از شمول مقررات اين قانون مستثني است و ترتيب نگهداري و حفظ اسناد ملي و همچنين امحاء اوراق زائد در ارتش جمهوري اسلامي ايران با اطلاع سازمان اسناد ملي به تشخيص هيأت صلاحيت‌داري خواهد بود كه به اين منظور تشكيل مي‌‌شود. طرز تشكيل هيأت مزبور و نحوة اجراي مفاد اين ماده به موجب آيين‌نامه‌اي خواهد بود كه توسط وزارت دفاع تدوين و تصويب مي‌شود.

قانون اصلاح ماده (8) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران

شماره ۳۷۰۸ /۱۳۸                                                                                        ۲۸/۱/۱۳۹۵

حجت الاسلام والمسلمين جناب آقاي دکتر حسن روحاني

رياست محترم جمهوري اسلامي ايران

عطف به نامه شماره ۱۱۹۹۵۱/۴۷۴۳۴ مورخ ۱۸ /۶/۱۳۹۱ در اجراي اصل يکصد و بيست و سوم (۱۲۳)قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران قانون اصلاح ماده (۸) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران که با عنوان لايحه به مجلس شوراي اسلامي تقديم گرديده بود، با تصويب در جلسه علني روز دوشنبه مورخ ۱۷/۱۲/۱۳۹۴ و تأييد شوراي محترم نگهبان، به پيوست ابلاغ مي‌گردد.

رئيس مجلس شوراي اسلامي ـ علي لاريجاني

شماره۱۰۸۸۲                                                                                                ۴/۲/۱۳۹۵

نهاد رياست جمهوري ـ وزارت دفاع و پشتيباني نيروهاي مسلح

در اجراي اصل يکصد و بيست و سوم قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران به پيوست «قانون اصلاح ماده (۸) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران» که در جلسه علني روز دوشنبه مورخ هفدهم اسفند ماه يکهزار و سيصد و نود و چهار مجلس شوراي اسلامي تصويب و در تاريخ ۱۸/۱/۱۳۹۵ به تأييد شوراي نگهبان رسيده و طي نامه شماره ۳۷۰۸/۱۳۸ مورخ ۲۸/۱/۱۳۹۵ مجلس شوراي اسلامي واصل گرديده، جهت اجرا ابلاغ مي‌گردد.

رئيس‌جمهور ـ حسن روحاني

قانون اصلاح ماده (۸) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران

ماده‌واحده ـ ماده (۸) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران، مصوب ۱۷/۲/۱۳۴۹ به‌شرح زير اصلاح مي‌شود:

ماده۸ ـ ستاد کل نيروهاي مسلح، نيروهاي مسلح جمهوري اسلامي ايران، وزارت دفاع و پشتيباني نيروهاي مسلح و سازمان‌هاي وابسته به آنان که ماهيت و مأموريت نظامي و امنيتي دارند از شمول مقررات اين قانون مستثني هستند و ترتيب نگهداري، حفظ اسناد ملي و امحاي اوراق زائد در سازمان‌هاي يادشده با اطلاع سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران و با تشخيص هيأتهاي صلاحيتداري است که به اين منظور تشکيل مي‌شوند. طرز تشکيل هيأتهاي مزبور و نحوه اجراي مفاد اين ماده به موجب آيين‌نامه‌اي است که ظرف مدت سه ماه از تاريخ لازم‌الاجراء شدن اين قانون توسط وزارت دفاع و پشتيباني نيروهاي مسلح با هماهنگي ستاد کل نيروهاي مسلح تهيه مي‌شود و به‌تصويب فرماندهي کل قوا مي‌رسد.

قانون فوق مشتمل بر ماده‌واحده در جلسه علني روز دوشنبه مورخ هفدهم اسفندماه يکهزار و سيصد و نود و چهار مجلس شوراي اسلامي تصويب شد و در تاريخ ۱۸/۱/۱۳۹۵ به تأييد شوراي نگهبان رسيد.

رئيس مجلس شوراي اسلامي ـ علي لاريجاني

مصوبة شوراي عالي اداري

«ايجاد سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران»

شوراي عالي اداري در نود و پنجمين جلسة مورخ 2/6/1381 بنا به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و به منظور ساماندهي مديريت اسنادي و ايجاد هماهنگي براي نگهداري آثار و اسناد مكتوب (چاپي و خطي) و غيرمكتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و ساير اسناد ملي در دستگاه‌هاي اجرايي و نظاير آن و همچنين تسهيل در نگهداري و دسترسي به اسناد و صرفه‌جويي در هزينه‌هاي مربوط و جلوگيري از انجام وظايف تكراري تصويب نمود:

1. سازمان اسناد ملي ايران با كلية وظايف، اختيارات، امكانات، اعتبارات، نيروي انساني، اموال، مدارك و تعهدات از تاريخ 1/8/1381 از سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور منتزع و با كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران ادغام و عنوان آن به »سازمان اسناد  وكتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران» تغيير مي‌يابد.

2. سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران موظف است:

الف: با بررسي و تطبيق وظايف دو سازمان مذكور نسبت به احصاء و ادغام وظايف، مأموريت‌ها و واحدهاي مشابه، تكراري و موازي اقدام نمايد.

ب: كلية وظايف و واحدهاي پژوهشي سازمان‌هاي تجميع شده در يك واحد سازماندهي و واحدهاي مربوطه در هم ادغام گردند.

ج: وظايف و مأموريت‌هاي تخصصي اسناد ملي ايران و همچنين كتابخانة ملي در قالب دو معاونت مستقل تحت‌عنوان كتابخانة ملي و اسناد ملي با برنامه مستقل در قوانين بودجة سنواتي فعاليت خواهند نمود.

د: سازمان مذكور موظف است با رعايت مفاد بندهاي فوق تشكيلات خود را حداكثر ظرف مدت سه ماه تهيه و به تأييد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور برساند.

3. سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران براساس قانون اساسنامة كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران مصوب 2/8/1369 مجلس شوراي اسلامي اداره مي‌شود و قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران مصوب 7/2/1349 در كلية موارد به استثناي مواردي كه با اساسنامه فوق‌الذكر مغايرت دارد لازم‌الاجرا مي‌باشد.

تبصره (1): سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران مي‌تواند وظايف اجرايي سازمان اسناد ملي ايران در زمينة فروش و امحاء اوراق و اسناد زايد را به دستگاه‌هاي اجرايي واگذار نمايد.

تبصره (2): سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران، مكلف است ساختمان و امكاناتي كه با اجراي اين مصوبه موردنياز نمي‌باشد به فروش رسانده و از محل درآمد آن با رعايت قوانين و مقررات مربوط نسبت به تكميل ساختمان‌ها و تأسيسات نيمه‌تمام، انجام طرح‌هاي تكميلي و خريد تجهيزات موردنياز اقدام نمايد. سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است تسهيلات قانوني لازم را براي اجراي اين بند به عمل آورد.

4. وظايف مربوط به ساماندهي بايگاني‌هاي دستگاه‌هاي اجرايي و تنظيم روش‌هاي نگهداري و بايگاني از طريق سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور انجام مي‌گردد.

5. سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران موظف است به منظور استاندارد‌سازي و استفاده از اسناد، حداكثر ظرف مدت 6 ماه استانداردهاي مربوط به فهرستنويسي، نمايه‌سازي و زمينة ايجاد شبكه را تدوين و به واحدها و مؤسسات اسنادي كشور ابلاغ نمايد.

6. كلية واحدهاي اسنادي مربوط به دستگاه‌هاي كشور نظير وزارت امورخارجه، رياست جمهوري، مؤسسة مطالعات تاريخ معاصر ايران وابسته به بنياد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامي، مجلس شوراي اسلامي و غيره موظفند طبق ضوابط و استانداردهايي كه توسط سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران ابلاغ مي‌گردد، نسبت به فهرستنويسي، نمايه‌سازي و اسكن اسناد و قرار گرفتن در شبكه اسنادي كشور اقدام نمايند، به نحوي كه براساس برنامة زمانبندي شدة كلية واحدهاي اسنادي توسط سازمان مذكور به شبكة اسناد ملي متصل گردند.

تبصره: سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است پس از مطالعه و بررسي فعاليت‌ها و جايگاه واحدهاي اسنادي وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، مؤسسات و نهادهاي عمومي غيردولتي ظرف مدت سه ماه پيشنهاد  مربوط به تجميع، تعيين جايگاه و ادغام آن دسته از واحدهايي كه از همبستگي و سنخيت لازم برخوردار هستند در سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران را به شوراي عالي اداري ارائه نمايد.

7. سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است به منظور تحقق تكاليف مقرر در اين مصوبه و بهسازي شيوة نگهداري اسناد ملي و ايجاد زمينة شبكة اسناد كشور، اعتبار لازم در اختيار مؤسسات و واحدهاي ذيربط قرار دهد تا امكان فهرست‌نويسي، نمايه‌سازي و اسكن اسناد ملي و شبكه‌سازي آنها به‌وجود آيد.

8. سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران موظف است، به نحوي برنامه‌ريزي نمايد كه در تطبيق با استانداردهاي مقرر و طبقه‌بندي مناسب، ضمن به هنگام نگهداشتن كلية اطلاعات اسناد ملي كشور، در صورت درخواست اطلاعات اسناد توسط دستگاه‌هاي ذيربط و افراد حقيقي و حقوقي، طبق دستورالعملي كه به تصويب شوراي اسناد ملي مي‌رسد، ظرف مهلت مناسب و منطقي در اختيار متقاضيان به‌ويژه دستگاه‌هاي صاحب سند قرار دهند.

9. سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران، مسئول حسن اجراي اين مصوبه مي‌باشد و سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است چگونگي اجراي اين مصوبه را به شوراي عالي اداري گزارش نمايد